Angajații care desfășoară activități de la distanță dintr-o altă țară pot genera obligații fiscale semnificative pentru companii, chiar și în cazul deplasărilor scurte. Această problemă este evidențiată de Claudia Sofianu, Partener și lider al departamentului People Advisory Services în cadrul EY România. Munca de la distanță poate implica reglementări privind impozitul pe venit, contribuțiile sociale și raportarea fiscală, risc de a crea chiar și un sediu permanent pentru organizație.
O simplă aprobare informală din partea unui manager nu este suficientă pentru a asigura conformitatea fiscală a unei companii. Claudia Sofianu subliniază că o astfel de decizie nu închide analiza de risc, ci o deschide. De exemplu, un angajat care primește permisiunea de a lucra timp de trei săptămâni din Spania poate obliga compania să reevalueze situația privind impozitarea, obligațiile de payroll sau înregistrările locale, mai ales dacă activitatea se prelungește.
Numărul de zile petrecute într-o altă jurisdicție nu reprezintă singurul indicator relevant pentru evaluarea riscului. Analiza trebuie să țină cont de rolul angajatului, de activitățile specifice desfășurate și de legătura acestora cu piața locală. Evenimente precum o întâlnire internă, interacțiunea cu un client sau negocierea unui contract pot genera profiluri de risc diferite, astfel încât o politică bazată doar pe un număr de zile poate fi insuficientă.
În acest context, orientările OCDE, actualizate în 2025, oferă detalii despre situațiile în care munca de acasă poate contribui la existența unui sediu permanent. Deși lucrul dintr-un alt stat pentru mai puțin de jumătate din timpul de lucru nu conduce automat la existența unui sediu permanent, analiza trebuie făcută în funcție de circumstanțe concrete. Este esențial de verificat dacă există un motiv comercial pentru desfășurarea activității în statul respectiv.
Pentru a gestiona riscurile, companiile ar trebui să înceapă procesul de analiză înainte ca angajatul să plece din țară. Este necesar ca departamentele de HR, payroll, echipele fiscale și cele juridice să aibă acces la aceleași informații de bază. Acestea trebuie să includă locația exactă a muncii, durata acesteia, probabilitatea de revenire și natura activităților desfășurate, pentru a evita problemele legate de imigrație sau securitate socială.
Mobilitatea internațională și munca flexibilă au devenit fenomene frecvente, schimbând modul în care sunt tratate veniturile și activitatea companiilor. În acest context, organizările trebuie să identifice rapid situațiile care pot fi gestionate simplu de cele care necesită o analiză juridică suplimentară. Obiectivul este menținerea echilibrului între flexibilitatea oferită angajaților și respectarea strictă a normelor de conformitate fiscală și administrativă în diverse jurisdicții.