Dependența de o singură persoană în cadrul funcției financiar-contabile reprezintă un risc major pentru continuitatea afacerilor. Analiza realizată de reprezentanții EY România indică faptul că lipsa unor proceduri documentate și concentrarea sarcinilor în mâinile contabilului-șef pot genera întârzieri în raportări, erori operaționale și costuri suplimentare. Acest fenomen apare în special atunci când contabilul-șef părăsește organizația, își schimbă rolul sau devine indisponibil pentru o perioadă prelungită.
Situațiile de indisponibilitate afectează direct activități critice precum închiderea lunară sau realizarea raportărilor statutare. De asemenea, relația cu auditorii și gestionarea obligațiilor fiscale pot deveni mult mai dificile fără expertiza specifică. Transferul cunoștințelor despre sistemele interne, particularitățile contabile și relațiile cu partenerii externi necesită un timp considerabil, ceea ce poate destabiliza fluxurile de lucru stabilite anterior în cadrul departamentului financiar.
Impactul acestor schimbări depășește simpla necesitate de a recruta un înlocuitor pentru poziția vacantă. Companiile se pot confrunta cu perioade de integrare mult mai lungi și cu riscuri de conformitate care pot afecta stabilitatea financiară. Costurile cu suportul extern și posibilele erori operaționale sunt alte consecințe directe ale lipsei unui plan de transfer al cunoștințelor, afectând eficiența generală a managementului financiar al întregii entități.
Pentru a reduce aceste vulnerabilități, specialiștii Daniela Muntean, Senior Manager, și Diana Lupu, Partener, Global Compliance and Reporting, la EY România, recomandă documentarea proceselor prin proceduri clare. Este esențială definirea responsabilităților și pregătirea unor planuri de succesiate concrete. Pregătirea mai multor angajați pentru activitățile esențiale poate diminua dependența de o singură persoană, asigurând o funcționare continuă a departamentului de contabilitate.
O alternativă propusă pentru îmbunătățirea rezilienței este utilizarea serviciilor de Managed Services. Acest model permite accesul la echipe externe de specialiști și la procese standardizate pentru activitățile contabile, fiscale și de raportare financiară. Externalizarea unor operațiuni poate oferi flexibilitate în perioadele de audit sau de creștere a volumului de activitate, permițând echipelor interne să se concentreze pe analiza financiară, planificare și managementul performanței.
Gestionarea eficientă a funcției financiare este vitală într-un context economic marcat de dificultăți în atragerea și păstrarea specialiștilor cu experiență. Companiile trebuie să abordeze cerințele tot mai complexe de raportare prin soluții care să asigure continuitatea afacerii. Reziliența acestui departament devine astfel o componentă strategică pentru orice organizație care dorește să își minimizeze riscurile de conformitate și operaționale pe termen lung.